Постоянные начисления в зуп 3.0

Рассмотрим полную пошаговую инструкцию для начинающих — от приема на работу, до начисления и выплаты зарплаты в 1С ЗУП 8.3 (8.2).

Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».

При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, и размер зарплаты.

Настройка прав пользователя

Чтобы вести данные кадровые документы и производить начисление заработной платы, пользователь должен быть включен в соответствующие группы доступа. Данную настройку необходимо делать под учетной записью с правами администратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка пользователей и прав».

В данном случае пользователь «Бухгалтер» был включен в группы:

• «Старшие кадровики»
• «Старшие расчетчики».

Налоговые вычеты

Рассмотрим пример начисления заработной платы в 1С ЗУП для сотрудника, имеющего ребенка до 18 лет. Данный налоговый вычет настраивается в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника.

Введите новое начисление на стандартные вычеты, добавив соответствующий налоговый вычет.

Расчет и начисление зарплаты и взносов

Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.

Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.

Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.

После того, как вы создали документ, первым делом необходимо заполнить месяц начисления и подразделение. В качестве даты обычно указывается последний день месяца начисления. Рассчитаем документ 1С ЗУП автоматически, нажав на кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников указанного подразделения, которым необходимо произвести начисления.

Начисления берутся те, которые были указаны в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод).

При нажатии на кнопку «Показать подробности расчета» будут отображены дополнительные колонки, например, норма времени и сколько было отработано фактически. Так же из данного документа можно формировать расчетный листок по сотруднику.

В расчетном листке отображены все начисления и удержания, а так же ранее введенный налоговый вычет на детей.

На вкладке «Пособия» отражаются все пособия, которые выплачиваются за счет ФСС (например, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет). Вкладка «Удержания» отражает все удержания по сотрудникам, кроме НДФЛ (например, алименты).

На вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержатся расчеты по НДФЛ и начисленных взносах соответственно. При наличии договоров к оплате (например, договора ГПХ), они будут отображаться на вкладке «Договора» со всеми необходимыми данными (если в программе включена соответствующая настройка).

Данные документа «Начисление зарплаты и взносов» при необходимости можно откорректировать вручную. В таком случае они будут выделяться жирным шрифтом.

Перерасчет документов начисления зарплаты и взносов

Как было указано ранее, прежде чем создавать документ начисления зарплаты и взносов, необходимо внести в программу данные обо всех начислениях и удержаниях сотрудников. Рассмотрим пример создания такого документа уже после.

В меню «Зарплата» выберите пункт «Работа сверхурочно». Данный функционал будет доступен в случае включенной настройки раздела «Расчет зарплаты».

В созданном документе укажите одного или нескольких сотрудников и проставьте даты сверхурочной работы с количеством отработанных часов.

После проведения документа «Работа сверхурочно» в созданном ранее начислении зарплаты и взносов будет отображаться комментарий о необходимости перерасчета.

Все перерасчеты, которые необходимо выполнить будут отображаться в меню «Зарплата» подраздел «Сервис».

Перерасчеты могут быть не только по начислениям, но и по удержаниям. Они отображаются в разрезе сотрудников с указанием расчетного периода, документа начисления, который требуется исправить и причины.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ЗУП 3.1, 3.0) возможны 3 различных варианта выплаты авансов сотрудникам:

• Процентом от тарифа

Где задается способ выплаты аванса по сотруднику?

В первую очередь способ задается при приеме сотрудника на работу. В документе Прием на работу в нижней части есть поле Аванс. По умолчанию оно установлено в режим "Расчетом за первую половину месяца". Вы можете при необходимости указать другой способ (см. скрин).

Как изменить способ выплаты аванса сотруднику?

Если мы хотим изменить способ выплаты аванса отдельному сотруднику, то это можно сделать документом Изменение оплаты труда.

1) Нажимаем кнопку Создать и выбираем вид операции Изменение оплаты труда.

2) Указываем дату изменения. Начиная с этой даты начнет действовать новый аванс. Выбираем Организацию, сотрудника и внизу ставим галку Изменить аванс. Выбираем новый вариант выплаты аванса и проводим документ.

Как изменить способ выплаты аванса одновременно всем сотрудникам?

Чтобы изменить аванс сразу всем сотрудникам организации или сотрудникам определенного подразделения используем документ Изменение аванса. Разумеется никто не запрещает использовать этот документ и для изменения аванса для одного сотрудника.

1) Создаем новый документ. В форме документа выбираем Организацию. Если необходимо изменить аванс только определенному подразделению - выбираем его в поле Подразделение. Ниже указываем месяц, начиная с которого начнет действовать новое значение аванса.

2) Указываем новый способ расчета аванса (или оставляем прежний, если способ не менялся, а нужно изменить только величину самого аванса).

3) Нажимаем кнопку Заполнить. Табличная часть заполнится сотрудниками. В колонке Прежнее значение будет выведено значение текущего аванса.

4) Чтобы не задавать величину нового аванса по каждой строке вручную, предусмотрена кнопка Установить размер. Она позволяет задать размер аванса сразу всем сотрудникам в табличной части.

На этом все. После проведения документа начнут действовать новые значения авансов по сотрудникам.

В самом начале работы с программой 1С ЗУП 8 в ее первичной настройке можно обратиться к помощнику «Начальная настройка программы».

Рис 1. Обработка «Начальная настройка программы»

Обработка позволяет ввести начальные сведения об организации, заполнить учетную политику, а также настройки по кадровому учету и расчету зарплаты. На основании введенных данных в помощнике создаются начисления и удержания.

Рис 2. Учетная политика организации

Все введенные настройки по кадровому и расчетному контуру можно просмотреть или исправить в подсистеме «Настройка».

Рис 3. Настройка по кадровому и расчетному контуру

Основные настройки, влияющие на расчет зарплаты:

• Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. При установке данной настройки в программе будет доступен документ «Выплата бывшим сотрудникам», позволяющий регистрировать материальную помощь бывшим сотрудникам, сохраняемый заработок на время трудоустройства и т.д. Зарегистрированные выплаты отражаются в отчете «Незарплатные доходы»;
• Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника. При установке данной настройки будет доступен блок* «Доп. тарифы, коэффициенты».

Рис. 4. Доп. тарифы, коэффициенты

*В блоке можно выбрать показатели расчета зарплаты со способом применения значения – во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование) и назначением показателя – для сотрудника. Выбранные показатели будут использоваться во всех начислениях сотрудника, если они указаны в формуле расчета.

• Используется несколько видов времени в графике работы. При установке данной настройки в программе, в графиках работы будут доступны пользовательские виды времени, у которых в реквизите «Основное Время» выбраны предопределенные значения видов времени «Явка», «Вахта», «Ночные часы», «Вечерние часы», «Работа в режиме неполного рабочего времени», «Сокр.время обучающихся без отрыва от производства», «Сокращенное рабочее время в соответствии с законом».
• Проверять соответствие фактического времени плановому. Данная настройка не позволит провести документ «Табель», если фактическое время в табеле не совпадет с графиком работы или индивидуальным графиком.
• Ограничивать сумму удержаний процентом от заработной платы. Настройка позволит ограничить общий размер удержаний процентом от заработной платы в соответствии со ст. 138 ТК РФ. При указании данного признака в удержаниях становится доступен признак «Является взысканием»*.

Рис. 5. Настройка удержания

*При установке указанного признака, в исполнительном листе можно выбрать очередность взыскания, а контроль сумм удержаний в соответствии с законодательством осуществляется в документе «Ограничение взысканий».

• Порядок пересчета тарифной ставки сотрудника в стоимость часа. Настройка позволяет определить алгоритм расчета показателей «СтоимостьДняЧаса», «СтоимостьДня», «СтоимостьЧаса».
• Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки. Здесь указывается список показателей, входящих в совокупную тарифную ставку сотрудника. При расчете показателей «СтоимостьДняЧаса», «СтоимостьДня», «СтоимостьЧаса» в тарифной ставке сотрудника будут использоваться выбранные показатели.
• Проверять соответствие начислений и выплат При включенной настройке при попытке выплатить больше чем начислено, программа выдаст предупреждение и ведомость на выплату зарплаты не проведется.
• Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом. При установке данной настройки все перерасчеты будут фиксироваться документом «Доначисление, перерасчеты».

Настройка начислений и удержаний. Показатели расчета зарплаты

Рис 6. Настройка начислений и удержаний

Согласно выбранным настройкам, в программе создаются виды расчета, а также показатели расчета зарплаты, используемые в формулах вновь созданных начислений и удержаний.

Настроить новое начисление или удержание можно в меню «Настройка/Начисления/Удержания».

Рассмотрим пример создания нового начисления.

Рис. 7. Настройка начисления

На вкладке «Основное» заполняется:

• Назначение начисления позволяет автоматически заполнить некоторые реквизиты начисления. Например, при выборе назначения – оплата отпуска, начисление будет выполняться документом «Отпуск», код дохода НДФЛ – 2012, вкладка «Средний заработок» будет заблокирована.
• Способ выполнения. Заполнение доступно для определенных назначений начисления, например, при выборе назначения – повременная оплата труда и надбавки. Доступны следующие значения:
  • Ежемесячно;
  • По отдельному документу. Доступен выбор документов – разовое начисление или премия;
  • В перечисленных месяцах;
  • Только если введено значение показателя;
  • Только если введен вид учета времени;
  • Только если время приходится на праздничные дни.
• Поддерживает несколько одновременно действующих начислений. При установке данного признака система позволит ввести несколько видов начислений в одном месяце в разрезе документов оснований.
• Включать в ФОТ. При установке данное начисление будет включаться в фонд оплаты труда.
• Начисляется при расчете первой половины месяца. При установке данного признака вид расчета будет начисляться при расчете аванса документом «Начисление за первую половину месяца».
• В блоке «Постоянные показатели» необходимо указать, по каким постоянным показателям необходимо запрашивать ввод значения показателя, а по каким – очищать значение при отмене начисления.

В формуле начисления прописываем: ТарифнаяСтавкаЧасова*ПроцентНадбавкиЗаХарактерРаботы*ВремяВЧасах.

На вкладке « Учет времени» указывается вид начисления:

• За работу полную смену в пределах нормы времени. Вид расчета будет фиксировать отработанное время. Устанавливается для основного целодневного планового начисления сотрудника.
• За работу неполную смену в пределах нормы времени. Вид расчета будет фиксировать отработанное время. Устанавливается для внутрисменного начисления.
• За работу сверх нормы времени. Например, устанавливается для начисления, оплачивающего работу в праздничный день.
• Дополнительная оплата за уже оплаченное время. Устанавливается для премий, надбавок, доплат и т.д.
• Полные смены\Неполные смены. Устанавливается для начислений, являющихся отклонениями от графика работы сотрудника. Например, отпуска, командировки и т.д.

Указываем вид времени, который учитывается в показателях «ВремяВДняхЧасах», «ВремяВДнях», «ВремяВЧасах».

В примере указываем «Рабочее время» – предопределенный вид времени, который включает в себя все виды времени с установленным признаком «Рабочее время».

Рис. 8. Вкладка «Учет времени» начисления

На вкладке «Зависимости» указываются начисления и удержания, в расчетную базу которых входит данное начисление. На вкладке «Приоритет» указываются вытесняющие начисления. На вкладках «Средний заработок» и «Налоги, взносы, бухучета» настраивается порядок учета и налогообложения.

Создадим показатель «ПроцентНадбавкиЗаХарактерРаботы».

Рис. 9. Настройка показателя «ПоцентНадбавкиЗаХарактерРаботы»

Назначение показателя может быть для сотрудника, подразделения, организации. Может быть периодическим, разовым или оперативным.

Периодические показатели вводятся в кадровых документах, разовые – в «Данных для расчета зарплаты» на месяц. Оперативный показатель может быть введен документами «Данные для расчета зарплаты» в течение месяца, итоговое значение накапливается.

Оформление приема на работу

Для оформления приема сотрудника на работу необходимо создать карточку сотрудника, ввести документ «Прием на работу» или «Прием на работу списком».

Рис. 10. Документ «Прием на работу»

На вкладке «Главное» указываем дату приема, количество ставок, график, должность, подразделение и территорию, если в учетной политике настроено ведение учета в разрезе территорий.

Рис. 11. Настройка «Учетной политики» организации

На вкладке «Оплата труда» выбираем плановые начисления сотруднику, устанавливаем порядок расчета аванса и порядок пересчета тарифной ставки сотрудника в показатели «СтоимостьДняЧаса», «СтоимостьДня», «СтоимостьЧаса» при расчете сверхурочных, праздничных и т.д.

Если в программе был перенос данных из предыдущих версий программ, то указанные выше сведения заполняются автоматически при переносе в документе «Начальная штатная расстановка».

Начисление за первую половину месяца

В программе предусмотрены следующие варианты расчета аванса:

• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа;
• Расчетом за первую половину месяца.

Порядок расчета и выплаты аванса указывается в кадровых документах «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». Для установки способа расчета аванса списку сотрудников необходимо использовать документ «Изменение аванса».

Рис. 12. Выбор варианта расчета аванса в кадровом документе, вкладка «Оплата труда»

Способы выплаты аванса «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа» не требуют дополнительного расчета и ввода документов. Выплата происходит непосредственно в документе на выплату зарплаты с характером выплаты «Аванс». Способ расчета «процентом от тарифа» рассчитывается процентом от ФОТ, т.е. в расчет берутся все плановые начисления сотрудника, входящие в состав ФОТ.

Способ выплаты аванса «расчетом за первую половину месяца» подразумевает ввод документа «Начисление за первую половину месяца». В документ попадают начисления сотрудника, в настройках которых установлен признак «Начисляется при расчете первой половины месяца».

Рис. 13. Признак «Начисляется при расчете первой половины месяца»

Выплачивать зарплату за первую половину месяца необходимо ведомостью с характером выплаты «Аванс».

Рис. 14. Ведомость на выплату аванса

Для просмотра результатов начисления и выплаты аванса необходимо использовать отчеты «Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), «Расчетный листок за первую половину месяца» меню «Зарплата/Отчеты по зарплате».

Выплаты в межрасчетный период

К межрасчетным выплатам относится расчет отпускных, больничных и других отклонений от графика работы сотрудника.

Рассмотрим на примере начисление пособия по временной нетрудоспособности.

Рис. 15. Начисление пособия по временной нетрудоспособности

Система позволяет выплатить пособие вместе:

• С авансом. При выборе данного способа пособие будет выплачено в ведомости с характером выплаты «Аванс»;
• В межрасчетный период. При выборе данного способа выплаты система позволит создать документ на выплату на основании введенного документа «Больничный лист»;
• С зарплатой. При выборе данного способа пособие будет выплачено в ведомости с характером выплаты «Зарплата за месяц».

В поле «Выплата» указываем – в межрасчетный период. При нажатии на кнопку «Выплатить» создается документ ведомость с характером выплаты «Больничные листы».

Рис. 16. Создание документа на выплату в межрасчетный период

Начисление и расчет зарплаты. Выплата зарплаты в 1С 8.3 ЗУП

Зарплата в 1С ЗУП 8.3 рассчитывается в документе «Начисление зарплаты и взносов». По кнопке «Подробно» в табличной части документа можно просмотреть показатели, на основании которых рассчитано то или иное начисление.

Рис. 17. Документ «Начисление зарплаты и взносов»

На вкладке «Договоры» рассчитываются сотрудники по договорам гражданско-правового характера. На вкладке «Пособия» рассчитываются сотрудники, получающие пособие до 1,5 и до 3-х лет. Удержания, НДФЛ и страховые взносы рассчитываются на одноименных вкладках документа. На вкладке «Доначисления, перерасчеты» фиксируются перерасчеты сотрудника за прошлые периоды, зафиксированные механизмом «Перерасчеты».

Рис. 18. Механизм «Перерасчеты» меню «Зарплата»

Если в настройках установлен признак «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», то перерасчеты сотрудника фиксируются в документе «Доначисление, перерасчеты».

Для выплаты заработной платы необходимо ввести документ ведомость с характером выплаты «Зарплата за месяц».

Рис. 19. Ведомость на выплату зарплаты

Отражение зарплаты в бухучете 1С

Для отражения результатов начисления в бухучете и формировании проводок в системе необходимо ввести документ «Отражение зарплаты в бухучете».

Рис. 20. Документ «Отражение зарплаты в бухучете». Учет зарплаты в 1С

На его основании в 1С формируются проводки по виду операции и способу отражения, указанным документе.