Порядок инвентаризации материально производственных запасов. Инвентаризация материальных запасов. Учет результатов инвентаризации

Инвентаризация необходимый элемент деятельности любой организации.

Для формирования полной и достоверной информации о своей деятельности, а также имущественном положении организации должны проводить инвентаризацию. При ее проведении и оформлении результатов необходимо руководствоваться положениями следующих нормативно-правовых актов:

• - Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ);
• - Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение);
• - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, проверке наличия и состояния подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально ответственным лицам.

Инвентаризация МПЗ проводится только в присутствии материально ответственных лиц. Фактическое наличие материальных ценностей определяется путем их подсчета, взвешивания или обмера.

Инвентаризация основных средств осуществляется путем осмотра объектов и занесения в описи полного их наименования, назначения, инвентарного номера и основных технических или эксплуатационных показателей (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).

Основные средства стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу могут отражаться в бухучете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль над их движением.

Перед инвентаризацией руководитель организации издает приказ (распоряжение) с утвержденными сроками ее проведения. В нем перечисляется имущество, которое подвергается проверке, и указывается состав инвентаризационной комиссии. Приказ составляют по форме N ИНВ-22 <1> и регистрируют в журнале (форма N ИНВ-23 <1>), в котором контролируется выполнение приказов о проведении инвентаризации.

Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Чтобы определить остатки имущества по данным бухучета к началу инвентаризации, у комиссии должны быть последние на момент проверки приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Не допускается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если этих документов нет, то их необходимо дополучить или оформить. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Информация о МПЗ и основных средствах, полученная в ходе инвентаризации, может быть отражена в таких документах, как:

• - инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);
• - инвентаризационная опись ТМЦ (форма N ИНВ-3);
• - акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма N ИНВ-4);
• - инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).

Описи составляются отдельно на материально-производственные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (расхождения между показателями по данным бухучета и данным инвентаризационных описей), следует составить сличительные ведомости. Причем суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в этих ведомостях следует указывать в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Согласно п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Результаты инвентаризации.

Результаты инвентаризации рассматриваются и анализируются на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Данные о результатах проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в специальной ведомости по форме N ИНВ-26.

Унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

Учет излишков МПЗ.

Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ в налоговом учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом. Расчет величины этого дохода производится исходя из рыночной стоимости выявленных излишков без учета НДС и акцизов.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС) на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов. Основание - п.п. "а" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, п. 9 ПБУ 5/01 и п.п. 3 и 7 ПБУ 9/99. Износ выявленных инвентаризацией неучтенных объектов основных средств определяется по действительному техническому состоянию объектов с указанием сведений об оценке и износе в соответствующих актах (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). Стоимость выявленных в результате инвентаризации излишков материально-производственных запасов отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Учет недостач МПЗ в пределах норм естественной убыли.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном Правительством РФ порядке, являются материальными расходами (п.п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Если нормы естественной убыли не утверждены и отсутствуют нормы, принятые ранее (до вступления в силу гл. 25 НК РФ), то потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ не могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

При отсутствии норм любая величина недостачи МПЗ рассматривается как сверхнормативная (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В бухучете также при отсутствии утвержденных норм естественной убыли потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ не могут быть учтены в затратах на производство (расходах на продажу).

Суммы недостач и потерь от порчи МПЗ списываются со счетов учета материальных ценностей по их фактической себестоимости. В бухучете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета МПЗ. В дальнейшем недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на затраты на производство (расходы на продажу). Основание - п.п. "б" п. 28 Положения. В учете нужно сделать запись по дебету счетов 20, 23, 26, 44 и кредиту счета 94.

Учет недостачи МПЗ сверх норм.

При выявлении недостачи материально-производственных запасов сверх норм инвентаризационной комиссии следует установить наличие виновных лиц.

Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после такого зачета все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В налоговом учете суммы возмещаемого работником ущерба от недостачи МПЗ и основных средств (полностью или в пределах среднего месячного заработка) являются внереализационным доходом. Согласно п.п. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ при методе начисления моментом получения организацией дохода в виде сумм возмещения работником ущерба считается дата:

• - признания должником суммы ущерба, то есть дата соглашения между работником и работодателем о добровольном возмещении работником его суммы;
• - вступления в законную силу решения суда о возмещении ущерба;
• - распоряжения работодателя о взыскании с работника суммы ущерба.

При отражении организацией указанного внереализационного дохода она может сумму ущерба, причиненного работником, признать во внереализационных расходах полностью (то есть независимо от того, полностью или в пределах среднего месячного заработка работник возмещает ущерб). Это следует из п.п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом расход признается на ту же дату, что и доход (п.п. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если работодатель решил полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника, то он не вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы по его возмещению. Ведь такие затраты не являются экономически обоснованными.

В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм списываются за счет виновных лиц (п.п. "б" п. 28 Положения). При этом у организации не возникает ни доходов, ни расходов. Причем списание фактической себестоимости недостающих МПЗ отражается по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами 10, 41, 43.

Пример. ООО "Колорит" провело в IV квартале 2008 г. инвентаризацию имущества. В результате были выявлены излишки материально-производственных запасов, рыночная цена которых составляет 200 000 руб. Данные активы организация реализовала в I квартале 2009 г. за 283 200 руб., в том числе НДС - 43 200 руб.

Бухгалтер ООО "Колорит" отразил в бухучете стоимость реализованных материалов в сумме 200 000 руб., а в налоговом - 40 000 руб. (200 000 руб. x 20%).

В соответствии с Федеральным законом от 26.11.2008 N 224-ФЗ с 2009 г. ставка налога на прибыль снижена до 20%.

Следовательно, в бухучете появляется постоянная разница в сумме 160 000 руб. (200 000 руб. - 40 000 руб.), поэтому следует отразить возникновение постоянного налогового обязательства в сумме 32 000 руб. (160 000 руб. x 20%).

Бухгалтеру ООО "Колорит" необходимо сделать следующие проводки:

в IV квартале 2008 г.

Дебет 10 Кредит 91-1.

200 000 руб. - отражена сумма излишков МПЗ, выявленных при инвентаризации;

в I квартале 2009 г.

Дебет 62 Кредит 91-1

283 200 руб. - отражена выручка от продажи излишков МПЗ;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС",

43 200 руб. - исчислен НДС;

Дебет 91-2 Кредит 10.

200 000 руб. - списана стоимость реализованных излишков МПЗ;

Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль",

32 000 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство.

По изложенному выше можно сделать вывод, что инвентаризация материально-производственных запасов является неотъемлемой частью учета, ее необходимо проводить планово не реже 1 раза в год, в исключительных случаях по производственной необходимости.

В случаях, предусмотренных законодательством, организации обязаны проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон №129-ФЗ), при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона №129-ФЗ инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих случаях :

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н перед составлением годовой бухгалтерской отчетности может не проводится того имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Основными целями инвентаризации являются:

· выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

· определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

· сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

· проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

· проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия ценностей специально созданной комиссией.

Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

ü Постоянно действующая , в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период. В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

ü рабочие комиссии , которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

ü разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Обратите внимание!

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Планируя проведение инвентаризации запасов, следует учитывать структуру складского хозяйства. Отдельные склады и кладовые подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В некоторых подразделениях организации склады и кладовые вообще могут отсутствовать. Пунктом 24 Методических указаний №119н установлено, что отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера организации.

В тех складах и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

· опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

· проверяет весы, мерную тару;

· получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, а также расписку следующего содержания:

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а):

(должность) (подпись)

____________________ ________________

(должность) (подпись)

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются:

ü дата поступления товаров;

ü наименование поставщика;

ü дата и номер приходного документа;

ü наименование товара;

ü количество товара;

ü цена товара;

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членом комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества, то есть их вещественная и документальная проверки.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур.

При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов.

В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации оборудования следует кроме наружного осмотра проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись , а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации .

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации ут верждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», в частности:

Многие организации для формирования полной и достоверной информации о своей деятельности, а также имущественном положении обязаны периодически проводить инвентаризацию. Инвентаризации подлежит все имущество такой организации, в частности, материально-производственные запасы.

В данном разделе рассмотрим: понятие инвентаризации, общий порядок проведения инвентаризации, а также документы, с помощью которых оформляется инвентаризация материально-производственных запасов.

Инвентаризацией называется проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности.

Обязанность проведения инвентаризации установлена ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Согласно названной статье инвентаризация проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в ходе ее проведения проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств организации.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такие случаи установлены ст. 12 Закона N 129-ФЗ, а именно:

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации;

В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания N 49).

В соответствии с п. 2.1 Методических указаний N 49 организации могут самостоятельно устанавливать сроки проведения и количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных по законодательству), перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

До начала отчетного года в соответствии с приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и других). В нее можно включать работников службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дату)", что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

В организациях могут разрабатываться внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

В основе инвентаризаций в зависимости от объектов проверки лежит группировка имущества по видам, назначению и источникам формирования. В связи с этим в организациях проводится инвентаризация материально-производственных запасов.

Под материально-производственными запасами (далее - МПЗ) понимаются:

Сырье и материалы, используемые в производственном процессе организации;

Материалы строительные;

Инструменты (предметы труда);

Топливо;

Запасные части;

Покупные полуфабрикаты;

Тара и тарные материалы;

Спецодежда и спецоснастка;

Прочие материалы (канцелярские товары, инвентарь и тому подобное).

К МПЗ также относятся товары и готовая продукция.

Инвентаризация МПЗ производится в соответствии с п. п. 3.15 - 3.24 Методических указаний N 49 отдельно по каждому счету, входящему в состав МПЗ.

Инвентаризация МПЗ должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении МПЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие МПЗ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

МПЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти МПЗ заносятся в отдельную опись под наименованием "МПЗ, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации МПЗ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "МПЗ, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие МПЗ во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация МПЗ, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах МПЗ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и другое), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

По находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;

По отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и так далее);

По просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;

По находящимся на складах сторонних организаций - с охранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на МПЗ, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные:

Наименование;

Количество и стоимость;

Дата отгрузки;

Перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на МПЗ, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование МПЗ, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

МПЗ, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на МПЗ, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстро изнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и так далее).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Напомним, что ст. 9 Закона N 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В частности, для оформления инвентаризации МПЗ применяются унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Так Постановлением Госкомстата России N 88 для учета результатов инвентаризации МПЗ установлены следующие формы первичных учетных документов:

- Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2).

Ярлык заполняется в том случае, если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными МПЗ по месту их нахождения;

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).

Она применяется для отражения данных фактического наличия МПЗ в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания МПЗ отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственных лиц;

- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4).

Данный акт составляется отдельно по следующим запасам:

Срок оплаты которых не наступил;

Не оплаченным покупателями в срок;

Право собственности на которые к покупателям переходит в особом порядке.

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственных лиц;

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).

Она применяется при инвентаризации МПЗ, принятых на ответственное хранение. Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственными лицами. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственных лиц;

- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6).

Данный акт применяется для выявления количества и стоимости МПЗ, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение МПЗ в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии;

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

Сличительная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации МПЗ, по которым выявлены отклонения от данных учета. В ней отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственным лицам;

- Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22).

Приказ (постановление, распоряжение) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии;

Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).

Данный журнал применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В нем регистрируются Приказы (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации формы N ИНВ-22;

- Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24).

Он применяется для оформления результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. При этом документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц;

- Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма N ИНВ-25).

Данный журнал применяется для регистрации результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Он составляется с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц;

- Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Она применяется для отражения результатов инвентаризации в отчетном году. В ней определяются предложения о регулировании разниц, обнаруженных инвентаризацией. Они представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Таковы основные документы, с помощью которых оформляется инвентаризация МПЗ.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

2.2 Учет результатов инвентаризации материальных запасов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация - это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов). Инвентаризация - это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.

Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности. Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности - эта обязанность установлена ст.11 закона «О бухгалтерском учете»:

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета;

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации;

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами;

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Материальные запасы - это основа хозяйственной деятельности любого предприятия. Именно поэтому учет материальных запасов, основными задачами которого являются контроль за сохранностью, выявление фактических затрат, контроль за соблюдением норм расхода и правильное распределение затрат по калькуляционным статьям, а также рациональная оценка материальных запасов, является одним из условий обеспечения жизнедеятельности любого предприятия, обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Следует также отметить, что операции с материальными запасами сопровождаются повышенным риском злоупотреблений со стороны как должностных, так и материально-ответственных лиц, так обладают высокой ликвидностью.

Все вышеизложенное и определяет актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы.

Целью выпускной работы является сбор и обобщение материалов по теме «Порядок и учет инвентаризации материальных запасов на примере ООО ПО «Свияга».

Исходя из данной цели, нами были поставлены следующие задачи:

- дать понятие материальным запасам как части материально-производственных запасов;

Изучить специфику и порядок проведения инвентаризации материальных запасов;

Рассмотреть порядок проведения инвентаризации материальных запасов в ООО ПО «Свияга»;

Изучить документальное оформление инвентаризации материальных запасов;

Познакомиться с учетом результатов инвентаризации материальных запасов.

Объект исследования - ООО ПО «Свияга».

ООО «ПО Свияга» зарегистрировано в мае 2012г. по адресу: 422570, Республика Татарстан, Верхнеуслонский район, с.Верхний Услон, ул. Солнечная, д.22. Размер уставного капитала 10 000 руб. Участники - физические лица. Основной вид деятельности - розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями, в т.ч. розничная продажа алкогольной продукции (ОКВЭД 52.11). ООО «ПО Свияга» является в соответствии с Гражданским кодексом РФ коммерческой организацией, основной целью деятельности которых является извлечение прибыли.

Предмет исследования - порядок и учет инвентаризации в ООО ПО «Свияга».

Практическая значимость работы заключается в том, что полученные рекомендации можно будет использовать при проведении инвентаризации главному бухгалтеру исследуемого предприятия.

Теоретической основой данного исследования являются нормативные документы, учебные пособия по бухгалтерскому учету и налогообложению, а также статьи в специализированных журналах.

1. Экономическая сущность инвентаризации материальных запасов

1.1 Материальные запасы как часть материально-производственных запасов

инвентаризация материальный запас

Основным нормативным документом, регламентирующим бухгалтерский учет материально-производственных запасов (МПЗ), является ПБУ 5/01 «Бухгалтерский учет материально-производственных запасов» . В соответствии с ПБУ активы организации относятся к материально-производственным, если выполняются следующие условия:

Активы используются в производстве продукции, выполнении работ, оказании в качестве сырья или материалов;

Предполагается продажа активов;

Должны быть использованы для нужд управления.

К материально-производственным запасам относятся:

Материалы;

Готовая продукция;

К материалам относят сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. В процессе хозяйственной деятельности материалы используются по-разному:

Полностью потребляются в производстве и составляют вещественную основу продукции (сырье и материалы);

Изменяют свою форму (например, смазочные материалы, лаки и краски);

Входят в изделия без изменений (например, запасные части);

Способствуют производству (специальная одежда, специальный инструмент и приспособления).

Сырье и основные материалы - это вещественная основа изготовленной продукции (работ, услуг). Вспомогательные материалы необходимы для улучшения потребительских свойств продукции, обслуживания и ухода за орудиями труда. Но это деление на основные и вспомогательные материалы достаточно условно и определяется технологическими особенностями производства.

Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия - прошли определенные стадии производства и предназначены для изготовления продукции, являются составными частями выпускаемой продукции. Возвратные отходы - это результат технологического процесса (стружка, опилки, обрезки труб и др.). Топливо и тара также относятся к вспомогательным материалам, но выделяются в отдельную группу из-за особенностей их использования и особой роли в производстве. Запасные части используются при ремонте основных средств и поддержания их в рабочем состоянии.

Специальный инструмент, специальное оборудование и специальная одежда обладают уникальными качествами и предназначены для обеспечения условий производства конкретных видов продукции (инструменты, штампы, пресс-формы и другие). Для них предусмотрены варианты учета по выбору предприятия:

В составе материально-производственных запасов;

В составе основных средств .

Выбор варианта учета должен быть предусмотрен в учетной политике.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции могут оформляться первичными учетными документами, самостоятельно разработанными в организации . Но, как правила, хозяйствующие субъекты продолжают использовать формы первичной учетной документации, разработанные ранее Госкомстатом РФ . В частности поступление материалов в организацию оформляется следующими первичными учетными документами:

Доверенностями формы №№ М-2 и М-2а, оформляемыми для доверенных лиц организации при получении материальных ценностей, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу;

Приходным ордером формы №М-4, составляемым в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад;

Актом о приемке материалов формы №М-7 в случае количественного, качественного расхождения, расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших в организацию без документов.

Расход материалов в производстве, как правило, ведется на основании следующих первичных учетных документов:

Лимитно-заборных карт формы №М-8;

Требований-накладных формы №М-11.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, работ, услуг, а также контроля за соблюдением лимитов (нормативного расхода). Требования-накладные применяются для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Есть два способа формирования фактической себестоимости материалов:

По фактической себестоимости их приобретения;

По учетным ценам.

Для учета материалов Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрены следующие счета:

Счет 10 «Материалы»;

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» .

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета.

На субсчете 10-1 учитываются сырье и основные материалы, входящие в состав вырабатываемой продукции; вспомогательные материалы, используемые в производстве продукции. На субсчете 10-2 учитываются покупные полуфабрикаты, готовые комплектующие изделия, используемые для комплектования продукции. На субсчете 10-3 учитываются нефтепродукты и смазочные материалы, твердое и газообразное топливо. На субсчете 10-4 учитывается тара всех видов. На субсчете 10-5 учитываются запасные части для ремонта машин, оборудования и транспортных средств, а также автомобильные шины. На субсчете 10-6 учитываются отходы производства, неисправимый брак и другие подобные материалы. На субсчете 10-7 учитываются материалы, переданных в переработку на сторону, стоимость которых будет учтена в составе затрат на производство готовой продукции. На субсчете 10-8 учитываются материалы для строительных и монтажных работ. На субсчете 10-9 учитываются инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности. На субсчетах 10-10 и 10-11 учитываются специальная оснастка и специальная одежда на складе и в эксплуатации.

Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

Учет материалов по фактической себестоимости ведется с применением только счета 10. Если учет материалов осуществляется по учетным ценам, то применяются счета 15 и 16.

Метод учета материалов по фактическим ценам приобретения означает, что все затраты, подлежащие включению в стоимость материалов, отражаются сразу на счете 10. Несвоевременное определение принадлежности расходов к той или иной партии материалов не позволит в дальнейшем учесть эти расходы в фактической себестоимости материалов. Поэтому, если организация сразу не отразила расходы, связанные с приобретением той или иной партии материалов в составе их себестоимости (в момент их поступления), то после принятия МПЗ к учету, а тем более после отпуска их в производство учесть эти расходы она сможет только путем отнесения их на затратные счета. Кроме того этот способ наиболее трудоемкий и может быть применен в организациях с небольшой номенклатурой или высоким уровнем автоматизации бухгалтерского учета.

При большой номенклатуре материалов применяют метод учета материалов по учетным ценам. Именно он позволяет с минимальными трудозатратами учитывать постоянное изменение договорных цен, транспортных расходов, условий доставки и т.д.

Учетные цены - это цены, которые, остаются неизменными в течение определенного периода. При применении этого метода покупная стоимость материалов и затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а затем по учетным ценам списываются в дебет счета 10 «Материалы». Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью в учетных ценах отражается в корреспонденции счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (табл.1).

Таблица 1

Бухгалтерские записи на счетах 10, 15 и 16 (на условных примерах)

Списание материалов осуществляется также по учетным ценам с внесением корректировки на конец периода и доведением стоимости списанных материалов до фактической себестоимости:

Если учетные цены меньше фактической себестоимости, на счете 16 формируются положительные разницы между фактической себестоимостью материалов и учетными ценами, которые списываются в дебет счетов учета затрат (Дт 20 Кт 16);

Если учетные цены превышают фактическую себестоимость, на счете 16 формируются отрицательные разницы между фактической себестоимостью материалов и учетными ценами, которые списываются в дебет счетов учета затрат отрицательной проводкой.

При любом из этих двух вариантов материалы списываются в производство по фактической себестоимости. Отклонения по отдельным видам материалов производится пропорционально учетной стоимости материалов, исходя из отношения суммы остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений к сумме остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости. Полученное в результате значение дает процент, который следует использовать при списании отклонения на увеличение учетной стоимости израсходованных материалов . Удельный вес величины отклонений может округляться до целых единиц, то есть без десятичных знаков. Возможность применения округлений должна быть закреплена в учетной политике организации.

При применении учетных цен с использованием счетов бухгалтерского учета 15 и 16 отражение остатков материалов в бухгалтерском балансе производится с учетом этих счетов. Т.е., в бухгалтерском балансе отражается фактическая себестоимость остатков материалов независимо от того, ведется их учет по фактической себестоимости или по учетным ценам.

В годовой бухгалтерской отчетности информация об имеющихся у организации материальных ресурсах отражается по статье «Запасы» раздела II «Оборотные активы» актива Бухгалтерского баланса по данным бухгалтерского учета (табл.2) .

Таблица 2

Порядок отражения материальных запасов в отчетности (на условном примере)

При оценке материально-производственных запасов при их отпуске в производство или ином выбытии организация может выбрать один из трех методов:

Оценка по себестоимости каждой единицы;

Оценка по средней себестоимости;

Оценка способом ФИФО - по себестоимости первых по времени закупок.

Способ оценки должен быть закреплен в учетной политике.

Характерным примером оценки по себестоимости каждой единицы является учет драгоценных металлов и драгоценных камней, т.е. ценностей, учет которых должен осуществляться по особым правилам.

Средняя себестоимость рассчитывается с учетом остатка запасов на начало месяца и поступления за месяц.

При оценке способом ФИФО в первую очередь списываются запасы, которые поступили раньше.

Таким образом, материалы являются частью материально-производственных запасов. К материалам относят сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. Для учета хозяйственных операций с материалами используются счета 10, 14, 15 и 16. В бухгалтерской отчетности материалы отражаются в составе запасов.

1.2 Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации материальных запасов

Балансовая стоимость материалов на конец отчетного периода отражается в бухгалтерском балансе в составе активов по строке «Запасы» . Для формирования полной и достоверной информации об имущественном положении организации, и состоянии запасов в частности, перед составлением отчетности следует проводить инвентаризацию .

Инвентаризация - это метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию. Данное определение позволяет понять бухгалтерскую сущность, которая состоит не только в составлении описи, но и в подтверждении бухгалтерских данных . Более того, инвентаризация в бухгалтерском учете - это не только средство контроля, но и способ регистрации фактов хозяйственной жизни, которые невозможно зафиксировать путем документации, поскольку последствия таких фактов хозяйственной жизни организации, как хищение, естественная убыль, пересортица, могут быть установлены только посредством проведения инвентаризации.

Итак, можно констатировать, что сегодня инвентаризация - это уже не просто составление описи, а важнейшая контрольно-измерительная процедура, позволяющая уточнить, а иногда и установить оценку произошедших фактов хозяйственной жизни .

Обязательность проведения инвентаризаций всеми юридическими лицами установлена законом «О бухгалтерском учете» .

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

При передаче имущества в аренду, выкупе или продаже имущества, при реорганизации государственного или муниципального унитарного предприятия;

Перед формированием годовой финансовой отчетности;

При замене материально-ответственных лиц;

При обнаружении случаев хищения, злоупотребления или порчи имущества на предприятии;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вследствие экстремальных условий;

При реорганизации или ликвидации юридического лица;

А также в других случаях, предусмотренных законами РФ .

Хозяйствующие субъекты должны инвентаризировать имущество и обязательства, контролировать и документально подтверждать их наличие, состояние и оценку.

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии . Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

При проведении инвентаризации материалов следует иметь в виду, что ее результаты могут быть признаны достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.

Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:

Неверно оформлен приказ о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества);

Не подтверждено документально присутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации, например, отсутствует его подпись в инвентаризационной описи.

Результаты инвентаризации могут быть также оспорены при отсутствии:

Визы председателя комиссии на приходных и расходных документах;

Расписки материально ответственных лиц о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию. Невозможно предъявить претензии материально ответственному лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице описи нет его подписи.

Возникает возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации, если:

Не подведены итоги на каждой странице описи;

В описи имеются незаполненные строки;

Не был закрыт доступ к инвентаризационным описям во время отсутствия инвентаризационной комиссии.

Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:

Инвентаризация проводится не по всем предусмотренным группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация по материалам, находящимся на ответственном хранении;

Не оформляются сличительные ведомости при выявлении в ходе инвентаризации расхождений;

Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости не соответствуют унифицированным формам, а также утвержденным руководителем организации формам по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены;

Состав инвентаризационной комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем;

В состав инвентаризационной комиссии не включен представитель собственника материалов, не принадлежащих организации на праве собственности;

У представителей сторонних организаций отсутствуют правильно оформленные доверенности на право участия в инвентаризации;

Фактический срок проведения инвентаризации недостаточен для проверки фактического наличия материалов.

Для контроля за достоверностью данных о материалах может проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.

Источниками получения информации также могут выступать:

Первичные учетные документы;

Регистры бухгалтерского учета;

Судебные и претензионные дела и т.п.

При инвентаризации материалов могут быть допущены следующие ошибки:

Сведения вносятся в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;

Инвентаризация не проводится последовательно по местам хранения материалов, находящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица;

Отсутствуют договоры и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении у организации, не ведется их учет отдельно от собственных материалов;

Отсутствуют специальные паспорта на ценности, которые содержат драгоценные металлы или камни.

По результатам проведенной инвентаризации должны быть предприняты все меры по исправлению и дополнению записей бухгалтерского учета таким образом, чтобы получить утвердительные ответы по следующим пунктам:

Материалы существуют и принадлежат организации на дату инвентаризации;

Отсутствуют неучтенные материалы;

Стоимость материалов подтверждена документально .

К типичным ошибкам при отражении результатов инвентаризации в учете и отчетности относятся:

Испорченные материалы, которые могут быть использованы или реализованы третьим лицам, не оприходованы;

Несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете;

Признаны излишки и недостачи по операциям, не отраженным в предыдущих периодах;

Не отражены в учете постоянные разницы, если работодатель отказался от взыскания суммы ущерба с виновного лица;

Неправильно признана пересортица. При пересортице недостача может быть покрыта излишками аналогичных материальных ценностей. Взаимозачет излишков и недостач при пересортице возможен в том случае, если они возникли в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию материальных ценностей .

Следует отметить, что как элемент учетной политики рассматриваются не обязательные инвентаризации, а инвентаризации, проводимые по инициативе самой компании . Причем в своем нормативном документе организация должна закрепить как минимум следующую информацию:

Количество инвентаризаций в отчетном году;

Даты проведения ревизий;

Перечень мероприятий по подготовке проведения инвентаризации;

Перечень имущества и обязательств, которые должны инвентаризироваться;

Перечень документов, фиксирующих результаты проведенной инвентаризации;

Алгоритм отражения в учете результатов инвентаризации.

На порядок проведения инициативных ревизий влияют:

Размеры предприятия;

Наличие и количество обособленных подразделений;

Количество видов деятельности, осуществляемых организацией;

Объем инвентаризируемого имущества;

Уровень автоматизации бухгалтерского учета.

На небольшом предприятии с одним видом деятельности количество инициативных инвентаризаций может быть минимальным.

Помимо классификации по критерию обязательности существуют и другие классификации инвентаризаций (табл.3) .

Таким образом, инвентаризации, проводимые по решению организации, могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая инвентаризация - это проверка, осуществляемая в сроки, утвержденные руководителем организации. Например, инвентаризация, проводимая перед составлением годового отчета, относится к плановым. Внеплановые инвентаризации проводят внезапно, вне утвержденного графика. Причем материально ответственные лица при внеплановой инвентаризации заранее не предупреждаются. Фактически проведение подобных проверок используется предприятиями как форма дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации.

Таблица 3

Виды инвентаризаций материальных запасов

Инвентаризация бывает как полной, так и выборочной. Если проведение полной инвентаризации подразумевает проверку всех инвентаризационных объектов, то выборочная - один или несколько. При проведении натуральной инвентаризации устанавливается фактическое наличие инвентаризационных объектов путем подсчета, обмера, взвешивания и так далее. При проведении документальной инвентаризации производится ревизия документального подтверждения наличия имущества.

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности устанавливаются руководителем предприятия. Как правило, экономические субъекты проводят ее в конце года. Но некоторые предприятия проводят ее раньше, сразу после 1 октября, так как до конца года следует внести ее результаты в бухгалтерский учет. Эта возможность предоставляется «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», согласно которому, если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно .

Таким образом, основными целями инвентаризации материальных запасов являются:

Выявление фактического наличия материальных запасов предприятия;

Сопоставление фактического наличия материальных запасов с данными бухгалтерского учета;

Выявление материальных запасов, не годных для дальнейшего использования, подготовка документов для их уценки или списания;

Определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных запасов.

Инвентаризации материалов могут быть обязательными и инициативными. Порядок проведения инициативных инвентаризаций должен быть закреплен в учетной политике. При инвентаризации материалов должна соблюдаться установленная процедура.

1.3 Основные этапы проведения инвентаризации материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов проводится в несколько этапов (табл.4) .

Каждый этап должен оформляться соответствующими документами. Не смотря на то, что с 1 января 2013г. новый закон «О бухгалтерском учете» разрешил экономическим субъектам самостоятельно создавать и утверждать формы первичной учетной документации, подавляющее большинство организаций при проведении инвентаризации применяет унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России .

Таблица 4

Этапы инвентаризации материальных запасов

Некоторые первичные унифицированные документы по учету результатов инвентаризации перечислены в табл.5.

Таблица 5

Первичные документы по учету результатов инвентаризации материальных запасов

Перед началом инвентаризации инвентаризационной комиссии необходимо получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей. Все полученные документы визируются председателем комиссии. Материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки материалов или доверенности на его получение. Ко второму этапу не приступают, пока документально не оформлен первый этап.

В инвентаризации очень важно соблюдать процедуру, так как выявленные по ее результатам недостачи влекут за собой санкции для материально-ответственных лиц. Поэтому результаты инвентаризации зачастую зависят и от того, как материально-ответственные лица подготовятся к инвентаризации. Это означает, что все оприходованные материалы должны находиться на складе, материально-ответственные лица должны расписаться на заглавном листе инвентарной описи и быть ознакомлены с приказом о проведении инвентаризации. До начала инвентаризации также должны быть проверены договора о материальной ответственности и сроки их действия.

Второй этап - это собственно сама инвентаризация. Фактическое наличие материальных запасов устанавливается пересчетом, взвешиванием или перемериванием. Сведения о фактическом наличии материальных запасов заносятся в инвентаризационные описи, оформляемые в двух экземплярах. Сведения об обнаруженных материальных ценностях, не годных для дальнейшего использования, вносятся в соответствующие акты.

При применении автоматизированного учета опись формы №ИНВ-3 формируется для инвентаризационной комиссии с уже заполненными графами с первой по девятую. Члены комиссии по результатам инвентаризации вносят в десятую графу сведения о фактическом количестве инвентаризируемых материалов. Обнаруженные в ходе проведения ревизии материальные ценности, не отраженные в бухгалтерском учете, также включаются в опись.

По правилам нельзя оставлять незаполненные строки, незаполненные строки на последних страницах должны прочеркиваться. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что:

Инвентаризация проводилась в их присутствии;

Претензий к членам комиссии нет;

Все перечисленные в инвентаризационной описи материалы приняты на ответственное хранение.

На третьем этапе сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Выявляются причины расхождений, может быть проверено движение ценностей за период, прошедший с предыдущей инвентаризации. Выявленные отклонения отражаются в сличительных ведомостях. На материальные ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу(ам).

На четвертом этапе полученные результаты оформляются. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Выявляются виновные лица, привлекаются к административной или материальной ответственности.

Результаты проведенной инвентаризации в обязательном порядке отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности месяца, в котором проверка была закончена, результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Перечень основных работ, проводимых в ходе проведения инвентаризации материалов, приведен в табл.6.

Таблица 6

Таким образом, материалы являются частью материально-производственных запасов. С целью подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в части отражения материальных запасов организации обязаны проводить инвентаризации. Инвентаризации могут быть обязательными и инициативными. Порядок проведения инициативных инвентаризаций должен быть утвержден учетной политикой организации. С целью проведения инвентаризации материалов в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия. Все этапы проведения инвентаризации должны быть задокументированы. Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете.

2. Действующая практика проведения и учета инвентаризации материальных запасов в ООО ПО «Свияга»

2.1 Порядок проведения инвентаризации материальных запасов

Бухгалтерский и налоговый учет в ООО ПО «Свияга» ведется в соответствии с принятой в организации учетной политикой.

Учетной политикой организации утверждены:

Рабочий план счетов бухгалтерского учета;

Формы первичных учетных документов;

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;

Методы оценки активов и обязательств;

Правила документооборота и технология обработки учетной информации;

Порядок контроля хозяйственных операций.

Утвержденный Учетной политикой организации Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предусматривает проведение плановой ежегодной инвентаризации в период с 1 по 10 октября текущего года. Ежегодно проверяется наличие материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов и обязательств. Инвентаризация основных средств проводится один раз в три года.

Помимо плановой инвентаризации в ООО ПО «Свияга» предусмотрено проведение:

Внеплановых (внезапных) инвентаризаций - используются для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации по решению директора;

Выборочных инвентаризаций - в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В организации ежегодно утверждается состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии. В соответствии с разработанным и утвержденным Положением об инвентаризационной комиссия она наделена достаточно широкими полномочиями.

Инвентаризационная комиссия:

Проверяет законность заключенных от имени организации договоров, совершаемых сделок, расчетов с контрагентами;

Анализирует соответствие ведения бухгалтерского и статистического учета существующим нормативным положениям;

Проверяет соблюдение в финансово-хозяйственной деятельности установленных норм и нормативов;

Анализирует финансовое положение организации;

Выявляет резервы улучшения экономического состояния и разрабатывает рекомендации для органов управления;

Оценивает правильность составления бухгалтерской отчетности организации, отчетной документации для налоговых и статистических органов;

Проверяет правомочность решений, принятых директором, их соответствие уставу организации.

При проведении проверок члены инвентаризационной комиссии обязаны изучить все документы и материалы, относящиеся к предмету проверки.

Программы проверки и специальные методы и приемы инвентаризационной комиссии включают: инвентаризация, документальная проверка (сплошная и выборочная), встречная проверка документов, экспертная оценка, письменные объяснения исправлений, устные объяснения, анализ и выводы. Инвентаризационная комиссия в начале календарного года утверждает годовой план-график работы. В плане-графике определяются периодичность и характер проверок. В частности, общий план проведения инвентаризации может включать следующие объекты проверки:

Анализ результатов предыдущей инвентаризации и проверка исполнения ее решений по замечаниям и нарушениям, выявленным в результате ее проведения;

Инвентаризация.

Проверки, осуществляемые инвентаризационной комиссией, могут быть как выборочными, так и охватывающими всю деятельность организации. Вся работа, осуществляемая инвентаризационной комиссией, должна быть тщательно задокументирована, а выводы инвентаризационной комиссии должны базироваться на принципах достаточности и убедительности доказательств, а также подтверждении того, что инвентаризация проводилась как таковая.

Таким образом, функции инвентаризационной комиссии не ограничиваются проведением инвентаризации, фактически это функции ревизионной комиссии.

Анализ системы внутреннего контроля в организации показывает, что в ООО ПО «Свияга» недостаточное внимание уделяется учету материальных запасов. Возможно это связано со спецификой деятельности организации розничной торговли продуктами питания, главным объектом внимания в которой являются товарные запасы. По моему мнению, недостаточный контроль за сохранностью материальных запасов, в частности торгового оборудования и инвентаря, оргтехники, посуды и спецодежды, чистящих и моющих средств увеличивает риск злоупотреблений со стороны работников.

Например, в продовольственном магазине не обойтись без регулярной уборки торговых и подсобных помещений, складов и холодильников, прочих помещений. При уборке торговых площадей выделяются следующие ее виды:

Текущая уборка в течение рабочего дня;

Ежедневная уборка после закрытия магазина;

Генеральная уборка.

Поэтому не последнюю роль при разработке норм расхода материалов играет периодичность выполнения работ по содержанию помещений. В организации должны быть утверждены «Нормы списания материально-производственных запасов». Документ может представлять собой таблицы, в которых указаны нормы расхода моющих, чистящих и прочих материалов на определенный вид работ. Средства для уборки должны выдаваться работникам строго по норме.

Фактически нормы не утверждены, все закупленные материалы для уборки сразу выдаются работникам и списываются на затраты, поэтому инвентаризация данных материалов фактически не проводится. В ООО ПО «Свияга» контроль за закупом и расходом средств для уборки осуществляет заместитель директора по хозяйственной части, но не смотря, что в его ведении находится небольшой склад, для хранения хозтоваров и инвентаря, запасы моющих средств в организации отсутствуют.

Особенностями инвентаризации материальных запасов в магазине является тот факт, что существуют активы, предназначенные для длительного использования (например, посуда, санспецодежда, торговый инвентарь и прочее имущество), списанные с баланса организации, но продолжающие эксплуатироваться. Данное имущество должно быть под контролем наравне с имуществом, которое хранится на складе магазина и должно учитываться на забалансовых счетах учета материальных ценностей.

Почему это необходимо? Дело в том, что организации определяют свою потребность в тех или иных видах материальных ценностей самостоятельно. В то же время подтверждением обоснованности приобретения активов и списания их в эксплуатацию (в том числе перечисленного выше имущества) могут служить данные проведенной инвентаризации (в частности, отражение в инвентаризационных ведомостях информации об утрате объектами инвентаризации своих потребительских качеств, случаях хищений, порчи ценностей и т.д.). В ООО ПО «Свияга» забалансовый учет подобных ценностей не ведется.

В качестве примера можно привести инвентаризацию материалов в одном из отделов магазина - буфете (реализация горячих и холодных напитков, выпечки), проведенную в рамках ежегодной инвентаризации 1 октября 2014г. До начала проверки инвентаризационная комиссия получила последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель комиссии завизировал все приходные и расходные документы.

Материально-ответственным лицом по материальным ценностям, находящимся в отделе, является заведующая отделом. Она дала расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на ее ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Проверка фактического наличия ценностей производилась при ее участии.

Были распечатаны в двух экземплярах инвентаризационные описи, в которые инвентаризационная комиссия вносила данные о фактических остатках ценностей в отделе. По данным бухгалтерского учета в отделе числилась только посуда, которая была перемещена по требованию-накладной и продолжала числиться на счете 10 «Материалы», но уже в подотчете заведующей отделом. Весь имеющийся в наличии торговый инвентарь, а также торговое оборудование и санспецодежда по данным бухгалтерского учета не числились, так как были списаны единовременно при получении.

Инвентаризация материалов в буфете фактически заключалась в подсчете имеющейся посуды. Одновременно определялись ценности, не пригодные для дальнейшего использования - со сколы, трещины и т.д. Инвентаризационные описи заполнялись шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывались в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывались прописью порядковые номера материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. На последней странице описи была сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи были подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В конце описи материально-ответственное лицо дало расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в ее присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

По результатам инвентаризации в отделе были выявлены следующие предметы, непригодные для дальнейшей эксплуатации:

Посуда фаянсовая - на сумму 820 руб.;

Посуда стеклянная - на сумму 758 руб.;

Посуда металлическая - на сумму 302 руб.

В соответствии с учетной политикой ООО ПО «Свияга» сумма потерь в пределах установленных законодательством норм должна быть списана на издержки производства и обращения, а остальная сумма подлежит взысканию с материально ответственного лица. В организации применяются нормы списания, установленные еще Министерством торговли СССР в 1982г. в процентах от выручки:

Фарфорово-фаянсовая посуда -0,40%;

Сортовая стеклянная посуда -0,30%;

Металлическая посуда -0,06%;

Столовые приборы из нержавеющей стали -0,04%.

За период, прошедший с последней инвентаризации (4 квартал 2013г. и 9 месяцев 2014г.), выручка буфета составила 373 544 руб. Выявленная недостача материалов в буфете в виде непригодной для дальнейшего использования посуды отражена в табл.7.

Таблица 7

Недостача (порча) материальных ценностей в буфете

В составе материальных запасов на забалансовом счете организации также числятся торговое оборудование и оргтехника. По результатам проведения ежегодной инвентаризации в 2014г. была обнаружена недостача оргтехники. Вместо числящего по данным бухгалтерского учета в бухгалтерии принтера «Brother» стоимостью 15 190 руб. фактически в организации эксплуатировался принтер другой марки 2010 года выпуска. По данному факту было проведено расследование.

Было выяснено, что в бухгалтерском учете был оприходован принтер, поступивший по счету-фактуре №543 от 15.11.2013г. от ООО НПО «Компьютер». По документам принтер ни в эксплуатацию, ни материально-ответственному лице не передавался. Фактически он был передан главному бухгалтеру магазина, который из организации уволился. Таким образом, одновременно были выявлены недостача и излишек оргтехники (табл.8). Выявленный принтер, фактически эксплуатирующийся в организации, был оценен инвентаризационной комиссией в 4 000 руб.

Таблица 8

Результаты инвентаризации оргтехники

Ежегодная инвентаризация 2014г., проведенная по счету 10 «Материалы» излишки или недостачи не выявила. В то же время в организации фактически используются инвентарь и хозяйственные принадлежности, стоимость которых в бухгалтерском учете была списана в момент передачи их в эксплуатацию. Расхождение фактических данных и данных бухгалтерского учета на примере бухгалтерии отражено в табл.9.

Таблица 9

Результаты инвентаризации инвентаря и хозяйственных принадлежностей

Таким образом, учет данных активов в ООО ПО «Свияга» не ведется. В то же время действующее бухгалтерское законодательство обязывает хозяйствующий субъект обеспечить сохранность и организовать надлежащий контроль за наличием и движением активов, стоимость которых не превышает установленного для основных средств лимита и которые были списаны на расходы на дату ввода в эксплуатацию. Законодательством порядок учета малоценных основных средств не регламентирован. Вариант их учета должен быть рассмотрен в учетной политике организации.

Подобные документы

Теоретические основы инвентаризации товарно-материальных запасов. Технико-физические процедуры, документальное оформление и выведение результатов инвентаризации товарно-материальных запасов. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

курсовая работа , добавлен 13.02.2011


Теоретические основы проведения инвентаризации материальных запасов организации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Организационно-экономическая характеристика ООО "КМБ-Строй", совершенствование процесса инвентаризации материальных запасов.

курсовая работа , добавлен 30.05.2016


Учет товарно-материальных запасов, их классификация и оценка, документальное оформление поступления и учет на складах. Инвентаризация товарно-материальных запасов: понятия, цели и задачи, порядок проведения. Бухгалтерские проводки при инвентаризации.

курсовая работа , добавлен 30.03.2010


Теоретические основы бухгалтерского учета инвентаризации материально-производственных запасов. Задачи, сроки и периодичность, организация проведения инвентаризации материально-производственных запасов в организации. Оформление результатов инвентаризации.

курсовая работа , добавлен 26.03.2015


Материальные запасы, их классификация и оценка. Документация по учету движения материальных запасов. Учет материальных запасов в бухгалтерии и на складах. Инвентаризация товарно-материальных ценностей. Особенности оформления результатов инвентаризации.

курсовая работа , добавлен 15.06.2010


Теоретические и практические основы документального оформления и учета поступления и выбытия товарно-материальных запасов. Сущность товарно-материальных запасов и их роль в производстве. Оформление и учет инвентаризации товарно-материальных запасов.

курсовая работа , добавлен 27.10.2010


Понятие и классификация товарно-материальных ценностей и задачи их учета. Сущность инвентаризации товарно-материальных запасов, элементы, ее задачи и виды. Технико-физические процедуры и документальное оформление инвентаризации ТМЗ на предприятии.

курсовая работа , добавлен 13.02.2011


Понятие и виды материально-производственных запасов, организация их учета в ООО "Инструментал-Юг". Бухгалтерский учет приобретения и расхода материалов. Порядок учета результатов инвентаризации и резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

дипломная работа , добавлен 04.05.2014


Понятие материально-производственных запасов и порядок их учета. Понятие и виды инвентаризации. Нормативное регулирование проведения инвентаризации материально-производственных запасов в организациях. Подготовка к проведению инвентаризации материалов.

курсовая работа , добавлен 16.09.2017


Определение материальных запасов, их классификация и методы оценки. Особенности складского учета материальных запасов, принципы проведения и отражение результатов инвентаризации. Перечень и правила заполнения документов по учету движения материалов.

116. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 "Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Применительно к конкретной организации порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

117. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

118. С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

По отдельным видам материальных ценностей проверки могут проводиться после окончания отдельных периодов сельскохозяйственных работ: проверка наличия семян - после окончания весенне-посевной кампании; удобрений - после окончания осенне-полевых работ и т.д.

119. При организации работы по проведению инвентаризаций проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

120. В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

121. Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

122. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, технологи, ветеринары, агрономы, зоотехники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего контроля (аудита) организации, независимых аудиторских организаций.

123. Бухгалтерская служба организации обязана:

осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

124. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

в коммерческих организациях - на финансовые результаты;

в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета "Отклонение в стоимости материалов", при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.

При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

125. Недостача запасов и их порча списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

126. В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

127. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

128. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

129. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

130. Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов (дебет счета 99 "Прибыли и убытки") как чрезвычайные расходы.

131. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации (кредит счета 99 "Прибыли и убытки").

132. Инвентаризации подлежит все имущество организации. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, в залоге, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация МПЗ производится по их местонахождению и материально ответственным лицам.

133. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи (ф. N ИНВ-3) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

134. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

135. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

136. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

137. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

138. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

139. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

140. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

141. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

142. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

143. Инвентарь и хозяйственные принадлежности (МБП) со сроком полезного использования до 12 месяцев, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности со сроком полезного использования до 12 месяцев, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

144. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.